Na co si při realizaci projektu dát pozor?

Protože naším společným cílem je, aby realizace podpořených projektů probíhala bez komplikací a nejasností, připravili jsme pro Vás několik okruhů, které budou z naší strany (nebo i jinými institucemi) kontrolovány. Tento výčet nemusí být úplný. Je možné, že budete dotazováni i na jiné charakteristiky projektu, nicméně určitě poslouží jako vodítko, abyste si udělali bližší představu o nezbytných krocích při realizaci projektu. Článek vychází z obsahu Kontrolního listu pro kontroly fyzické realizace.

Číselně jsou označeny jednotlivé okruhy, na které se kontroly zaměřují, následně uvádíme otázky, které se k okruhlm vztahují a také několik informací k potřebným náležitostem týkajícím se daného bodu kontroly.

 

1. Dokumentace k projektu

Je projektová dokumentace archivována?

(Povinností je archivovat dokumenty po dobu minimálně 10 let od ukončení realizace projektu).

Je dokumentace k projektu vedena správně a je kompletní?
(K dispozici musí být smlouva, dodatky ke smlouvě, informace o změnách v rozpočtu zaslané poskytovateli  dotace, materiály z výběrových řízení, monitorovací zprávy, žádosti o platbu, přehled aktivit a doložení plnění indikátorů, účetní doklady. Všechny dokumenty by měly být snadno dohledatelné.)

Jaké je nastavení řízení projektu a vztahů s partnery?
(Kontroloři  zjišťují, jaká je struktura řízení projektu, jak jsou z hlediska práva  ošetřeny vztahy  příjemce podpory a jeho partnerů.)

 

2. Dodržování podmínek smlouvy

Jsou veškeré aktivity prováděny v době platnosti smlouvy a v souladu se smlouvou?

Je dodržován časový harmonogram projektu? (Pokud harmonogram není dodržován, jaká jsou pro to vysvětlení? Jaká opatření byla/budou přijata k nápravě?)

Byly nepodstatné změny v projektu oznámeny?

Byly podstatné změny upraveny dodatkem ke smlouvě?

Jsou splněny všechny požadavky pro publicitu?
(Kontrola ověřuje, zda je dodržováno užívání loga ESF, znaku EU a také označení dalších poskytovatelů podpory, zda jsou v místnostech, v nichž probíhá akce v rámci projektu, umístněny plakáty informující o podpoře na projekt, zda je na informačních a propagačních materiálech vytvořených v rámci projektu obsaženo vyjádření spoluúčasti EU na financování atd.)

Je realizace projektu v souladu s horizontálními politikami: a) rovné příležitosti, b) udržitelný rozvoj, c) informační společnost, d) místní iniciativy?
(Kontrola prověřuje dodržování horizontálních témat a  soulad průběhu realizace projektu v těchto bodech se  schválenou žádostí o finanční podporu z JPD 3.)

Jsou dodržována pravidla pro poskytování veřejné podpory?
(Kontrola se zvlášť zaměřuje na režim de minimis a na blokové výjimky ze zákazu veřejné podpory platné pro JPD 3.)

 

3. Plnění výstupů projektu

Má příjemce nastavený systém sledování indikátorů, je stanoven způsob řešení jejich nenaplňování?
(Pokud nemáte zpracovaný  způsob řešení případného nenaplňování konkrétních ukazatelů, doporučujeme jej promyslet.)

Jsou indikátory stanovené ve smlouvě plněny?

Je dokumentace k realizovaným kurzům nebo seminářům kompletní?
(Cílem kontroly je ujistit se, že kurs v daném rozsahu proběhl. Příjemce by měl mít k dispozici: osnovy kurzů, doklad o způsobu náboru účastníků, seznam účastníků a jejich oprávněnost, prezenční listiny, zapojení lektorů, školící podklady / pomůcky, hodnocení kvality a přínosu kurzu účastníky, souhlas účastníků s poskytnutím osobních údajů pro účely hodnocení projektu apod.)

Je dokumentace k vyvíjeným modulům a metodikám kompletní?
(Kontrola by měla prokázat, že aktivita v daném rozsahu proběhla; příjemce by měl mít k dispozici: zápisy z jednání pracovních skupin, hmotné výstupy, žádost o akreditaci, oznámení o udělení akreditace, je-li relevantní apod.)

Je dokumentace k poradenství kompletní?
(Cílem je ujistit se, že aktivita v daném rozsahu proběhla; příjemce by měl mít k dispozici: seznam, komu bylo poradenství poskytnuto (oprávněnost osob), kým, kdy, počet hodin podpory, podepsání přímým příjemcem, souhlas s poskytnutím osobních údajů apod.)

Je kompletní dokumentace k vytvořeným pracovním místům?
(Cílem je ujistit se, že aktivita v daném rozsahu proběhla; příjemce by měl mít k dispozici: způsob náboru pracovníků, pracovní smlouvy, potvrzení udržitelnosti místa na 2/3 roky, příspěvek na mzdu podle stanovených pravidel, čistý nárůst počtu zaměstnanců v organizaci apod.)

4. Čerpání finančních prostředků

Jaké je nastavení systému finanční kontroly projektu?
(Kontrola má za cíl zjistit, zda je organizaci příjemce dodržováno pravidlo oddělení rolí při řízení projektu a provádění plateb, a  také má prověřit  systém plateb partnerům.)

Je vedeno oddělené účetnictví?
(Kontrola prověřuje dodržování pravidla vedení odděleného bankovního účtu, číslování účetních dokladů, účetnictví projektu v souladu účtem projektu, apod. Kontrola na místě prověřuje vzorek účetních dokladů předložených k některé žádosti o platbu z JPD 3. Doklady  musí splňovat náležitosti zákona č. 563/1991 Sb.,  o účetnictví, být skutečně proplaceny podle výpisu z účtu, být správně zařazeny v rozpočtové kapitole a vzniknout v souvislosti s realizací projektu v době platnosti smlouvy; musí se jednat o uznatelné výdaje podle pravidel uznatelnosti ESF).

Je čerpání v souladu s rozpočtem?
(Je kontrolováno dodržování stanoveného rozpočtu a  oznamování případných odchylek od rozpočtu prostřednictvím monitorovacích zpráv či jinak.)

Je dodržován schválený podíl spolufinancování z jiných než veřejných zdrojů?
(Je-li to relevantní, kontroloři prověřují záznamy týkající se spolufinancování projektu z vlastních zdrojů příjemce.)

Odpovídají mzdové výdaje svým rozsahem a výší odsouhlaseným výdajům?
(Kontrola prověří pracovní smlouvy, výkazy práce, výplatní pásky atd.)

Jsou výdaje na cestovné a stravné v souladu s pravidly?

Proběhl nákup vybavení a zařízení dle smlouvy a dle pravidel JPD 3?
(Kontrola prověřuje dodržení limitu 25 % v rámci rozpočtu projektu,  dodržení pravidel pro výběr dodavatele, prověřuje  fyzicky umístění pořízeného / pronajatého vybavení a také se věnuje  odpisům v projektu.)

Probíhá čerpání peněz na místní kancelář / náklady projektu v souladu s projektem a pravidly JPD 3?
(Kontrola se zaměřuje na respektování  limitu 7% na režijní výdaje, prověřuje administrativní výdaje, stanovené způsoby výpočtu podílu režijních nákladů na projekt, tak, kde je to relevantní. Platí, že případné překročení limitu se zjistí až po ukončení projektu, ale již v průběhu realizace může skutečnost naznačit jeho finální překročení.)

Probíhá nákup služeb v souladu s projektem a pravidly JPD 3?
(Kontrola se zaměřuje na uzavřené smlouvy, objednávky, procedury dle pravidel výběrových řízení a respektování limitu 49 % v rámci uznatelných výdajů v rozpočtu projektu na nákup služeb.)

Byly vynaložené prostředky na drobné stavební úpravy v souladu s projektem a pravidly JPD 3?
(Kontrola prověří, zda úpravy byly pro projekt nezbytné a také zda byl dodržen finanční limit na cenu úpravy.)

Probíhá přímá podpora jednotlivcům v projektu v souladu s projektem a pravidly JPD 3?
(Kontrolováno je dodržování mzdových  limitů na nová pracovní místa, probíhá kontrola dokladů za cestovné, stravné a ubytování účastníků projektu. Důležité je také respektování stanovené výše limitu pro přímou podporu.)

Je správně vykazováno DPH týkající se realizace projektu?

Jsou příjmy projektu řádně evidovány a započítány do rozpočtu projektu?
(Na základě realizovaných aktivit kontrola ověřuje, zda a případně v jaké výši projekt generuje příjmy. Ověřována je také evidence příjmů a to, zda byly uvedeny v příslušné monitorovací zprávě.)

Byla dodržena pravidla pro výběr dodavatelů na základě zákona č. 40/2004 Sb. o veřejných zakázkách?
(Na základě finanční hodnoty zakázky, kontrola prověřuje, zda byly dodrženy náležitosti zveřejnění, jaká byla výběrová kritéria, složení hodnotící komise a závěry (zápis) hodnotící komise.)

 

5. Plnění nápravných opatření stanovených na základě předchozích kontrol

 

6. Publicita

Protože publicita projektů a zejména čerpání podpory z fondů EU je Evropskou komisí sledována s vyšším důrazem, bude v rámci kontrol prověřováno také toto téma.
Tato sekce není stavěna tak, že odpověď „ne“ na některou z otázek značí nedostatky v realizaci projektu. Otázky mají za cíl navést příjemce k možným zlepšením řešení publicity projektu.

Máte v rámci projektu určeného pracovníka, který řídí informační a propagační aktivity v projektu? Pokud ano, jaké činnosti zejména vykonává? Pokud ne, jak a kým je řízena  publicita projektu?

Máte v rámci projektu vytvořenu podrobně zpracovanou propagační / marketingovou strategii (aktivity, nástroje, monitoring apod.)?

Vedete si evidenci o tom, jaké aktivity publicity jste již realizovali, v jakém počtu (např. články v tisku),  a máte informace o jejich dopadu?