Zápis s přílohou ze zasedání Výboru informatiky a veřejné správy ZHMP, ze dne 5.11. 2008

Termín a místo konání: 5.11. 2008, 14:00 – 15:00, NR 136

 

Přítomni:      Mgr. Homola, Ing. Kolbek, Ing. Kraus, R. Lohynský, RNDr. Macek, CSc. Bc. Pecha  

Nepřítomni:    JUDr. Blažek, Ing. Březina, Mgr. Choděra, T. Chvála, JUDr. Jančík,

Hosté:    Ing. Vimr, RnDr. Teska – konzultanti odboru INF

 

 

Program: dle pozvánky

 

• Prezentace strategie projektu eTED
• Informace o projektu  implementace systému registrů a agend v rámci HMP
• Zpráva o činnosti Výboru informatiky a veřejné správy ZHMP za období od 1. 1. 2008 do 31.10. 2008
• Diskuse
• Různé

 

Předseda výboru přivítal účastníky jednání výboru a konstatoval, že výbor není  usnášeníschopný.

Vzhledem k tomu, že nikdo nevznesl žádné připomínky k programu ani materiálům zaslaným k jednání výboru a zahájil jednání výboru s tím, že s ohledem na přítomné hosty proběhne pouze naplánovaná prezentace současného stavu a předpokladu dalšího rozvoje projektu „eTed“.

 

 

Ad 1

dTed : Prezentaci přednesl projektový manažer dr. Jan Teska, ke stavu projektu dle obsahu prezentace nebyly vzneseny  otázky. Přílohou tohoto zápisu  je „Informace o výsledku I. etapy projektu eTed. Aktuálně se připravuje zadávací dokumentace k výběrovému řízení, která by měla být hotova do konce listopadu 2008. Informace byla projednána s tím, že výbor se věcí podrobně zabýval na zasedání dne 2.4.2008 a na tomto jednání přijal následující usnesení :

„Výbor informatiky a veřejné správy ZHMP schvaluje koncept řešení informačního systému elektronické podpory jednání volených orgánů HMP (eTed) a doporučuje RHMP a ZHMP realizovat tento projekt.“

Bylo konstatováno, že usnesení přijaté na zasedání výboru dne 2.4.2008 je dostačující pro realizaci projektu a není proto třeba přijímat žádné další podporující usnesení. Výbor žádá odb. INF MHMP o podávání průběžný zpráv o přípravě realizace projektu.

 

 

 

 

Ad 6

Různé :

Aktualizace strategického plánu hl. m. Prahy – materiály předložené ze strany ÚRM byly předány přítomným členům výboru na jednání výboru 1.10.2008. Materiál byl výborem projednán bez vydání usnesení.

 

Vzhledem k situaci, ve které nebyl výbor usnášeníschopný předseda výboru ukončil jednání s tím, že prezentaci projektu systému registrů a agend v rámci HMP výbor projedná na dalším jednání.

 

Dr. Homola poděkoval přítomným za účast a ukončil jednání (15:00).

 

 

Příloha  zápisu (veřejná) : Informace o výsledku I. etapy projektu eTED (říjen 2008)

 

 

Zapsal: Ing. Kolbek

Ověřil: Bc. Pecha

Dr.  Homola, předseda

Informace o výsledku I. etapy projektu eTED

 

(závěry a doporučení vyplývající analýzy požadavků na informační podporu jednání volených orgánů Hlavního města Prahy)

 

Realizační tým I. etapy projektu se shodl na následujících doporučeních:

 

1    Realizovat nový systém eTED v souladu s koncepcí IS MHMP a plánovaným rozvojem standardů MHMP v oblasti správy dokumentů (ECM) )*:

1.1    Realizovat informační podporu procesu přípravy dokumentace  pro jednání volených orgánů města tj. zpracování jednotlivých tisků (až do doby jejich předání k projednání volenými orgány) jako součást systému řízení oběhu dokumentů v rámci nového systému ECM, který se v současné době nasazuje )**.

Výstupem tohoto subsystému bude:

·    kompletní databáze informací a  údajů k tiskům  (základní verze dokumentace - zdrojové texty, metadata),

·    soubor (schválených) podkladů připravených pro jednání volených orgánů města, zpracovaný ve formátu PDF ve struktuře multibooku doplněný (na operativní poradě) o program jednání, připravený k  distribuci zastupitelům, případně dalším účastníkům jednání.

1.2    Realizovat informační podporu práce s distribuovanými podklady a  činností probíhajících při  vlastním jednání volených orgánů (tzv. nadstavbu) jako specifický systém realizovaný v co největší míře na bázi standardních řešení )***.

Nadstavba pracuje ON LINE s multibookem, který je opakovatelným výstupem generovaným z dat uložených v úložišti a aktualizovaným v případě, že dojde k řízené aktualizaci zdrojových dokumentů (program, tisky).

Nadstavba poskytuje  podporu činností:

·    doplňování a úpravu programu,

·     zpracování pozměňujících návrhů a připomínek k podkladům,

·    generování výstupů z jednání (základní body zápisu, generování úkolů ze schválených usnesení apod.).

·    publikace výsledků jednání v rámci webové prezentace )****.

1.3    Realizovat informační podporu evidence a kontroly úkolů z jednání jako součást nadstavby nebo využít nějaký jiný systém, který bude zaveden pro danou potřebu v rámci MHMP.

2    Zavést nový systém eTED v následujících krocích, které budou probíhat  paralelně:

2.1    Aktualizovat a schválit Jednací řády a Pravidla pro zpracování podkladů pro jednání volených orgánů města.

2.2    Modernizovat procesy přípravy podkladů (včetně modernizace technického vybavení odborů MHMP pro práci s dokumenty) v souladu s požadavky na informační podporu a koncepcí IS MHMP (ECM),.

2.3    Navrhnout a vytvořit multibook (ve formátu PDF) a realizovat nadstavbu, která umožní distribuci a projednávání pokladů v elektronické podobě s tím, že papírová forma bude využita ve zcela výjimečných případech.

2.4    Zajistit migraci dat ze stávajícího systému TED do nového systému eTED (archiv projednávaných návrhů, archiv schválených tisků, zápisy, evidence úkolů a jejich plnění).

3    Zajistit provoz, případně rozvoj stávajícího systému TED po celou dobu než bude jeho funkcionalita  plnohodnotně nahrazena novým řešením (eTED).

Zavedení nového systému eTED představuje určitá rizika vyplývající z šíře využití systému a z vysokých nároků na dosažení kvalitních výstupů často ve složitých podmínkách a  extrémně krátké době.  Proto bude zaváděn postupně:

·    nejprve bude zavedena nadstavba (2.3) s tím, že pro přípravu podkladů bude nadále využíván stávající systém TED;

·    TED bude nahrazen až v momentě, kdy bude celý úřad vybaven novým řešením, zaměstnanci vyškoleni apod. (v rámci přípravy zavedení nového systému, která může představovat dlouhý proces, nesmí být ohrožena kvalita přípravy podkladů pro jednání volených orgánů města).

4    Hrubý návrh harmonogramu realizace a nasazení eTED.

1    Rozhodnutí o realizaci navrženého řešení eTED         listopad 2008

2    Výběr dodavatele řešení eTED                listopad-prosinec 2008

3    Realizace řešení e TED                 leden-duben 2009

4    Zavedení nadstavby eTED (RHMP a následně ZHMP)    duben-červen 2009

5    Příprava zavedení eTED v rámci odborů MHMP       duben-září 2009

6    Zavedení kompletního systému eTED            říjen-prosinec 2009

 

 

Poznámky:

)*    bylo by velmi neefektivní, aby klíčoví úředníci MHMP byli nuceni pracovat s dokumenty v různých systémech s různým ovládáním, nebo aby dokonce museli převádět dokumenty z jednoho do druhého

)**    v současné době nasazuje MHMP systém pro správu dokumentů DOKUMENTUM

)***  zvažuje se kombinace systému DOKUMENTUM, jako úložiště primárních verzí dokumentů a řešení využívající produkty ADOBE, jako podpora práce s multibookem (licence má MHMP k dispozici v dostatečném rozsahu)

)**** publikaci výsledků jednání volených orgánů je třeba zajistit souladu s platnou legislativou, zejména se zákonem č. 101 „O  ochraně osobních údajů“.